Quản lý và Lưu trữ Hồ sơ Bộ sưu tập

Các hệ thống và tiêu chuẩn mà các bảo tàng sử dụng để tiếp nhận, đăng ký, lập hồ sơ, lưu trữ và theo dõi các hiện vật trong sự quản lý của họ.

Definition

Quản lý bộ sưu tập là tập hợp các chính sách và quy trình để kiểm soát pháp lý, vật lý và thông tin của các hiện vật bảo tàng, trong khi lập hồ sơ là việc ghi lại danh tính, tình trạng, vị trí và lịch sử của chúng.

Scope

Chủ đề này bao gồm công việc vận hành cốt lõi làm nền tảng cho mọi hoạt động của bảo tàng: tiếp nhận và nhập kho, đăng ký và đánh số, lập danh mục và kiểm kê, kiểm soát cho mượn và di chuyển, lưu trữ và loại bỏ khỏi bộ sưu tập. Nó đề cập đến các tiêu chuẩn và quy trình lập hồ sơ, hệ thống thông tin bộ sưu tập và các mô hình siêu dữ liệu giúp các bộ sưu tập có thể tìm kiếm và tương tác được.

Core questions

• Các bảo tàng tiếp nhận, nhập kho và loại bỏ hiện vật khỏi bộ sưu tập như thế nào?
• Thông tin nào phải được ghi lại về mỗi hiện vật và tại sao?
• Các hiện vật được theo dõi như thế nào trong quá trình lưu trữ, cho mượn và trưng bày?
• Những tiêu chuẩn nào giúp dữ liệu bộ sưu tập nhất quán và có thể tương tác được?

Key theories

Quản lý bộ sưu tập theo quy trình

Các tiêu chuẩn như Spectrum định nghĩa một tập hợp các quy trình cốt lõi — từ tiếp nhận và kiểm kê đến cho mượn và kiểm soát vị trí — mang lại cho các bảo tàng sự kiểm soát nhất quán, có thể kiểm toán được đối với các bộ sưu tập và thông tin của họ.

Các mô hình lập hồ sơ ngữ nghĩa

Mô hình tham chiếu khái niệm CIDOC cung cấp một bản thể luận cho thông tin di sản văn hóa, cho phép dữ liệu bộ sưu tập từ các tổ chức và hệ thống khác nhau được tích hợp và truy vấn một cách có ý nghĩa.

History

Việc đăng ký bảo tàng đã phát triển từ sổ đăng ký nhập kho thủ công và thẻ thư mục thành các hệ thống quản lý bộ sưu tập được máy tính hóa từ những năm 1970 trở đi. Các tiêu chuẩn chuyên nghiệp như Phương pháp đăng ký bảo tàng của Hoa Kỳ và tiêu chuẩn Spectrum của Vương quốc Anh đã chính thức hóa các quy trình, và Mô hình tham chiếu khái niệm CIDOC (một tiêu chuẩn ISO từ năm 2006) đã cung cấp một khuôn khổ ngữ nghĩa chung cho việc lập hồ sơ.

Debates

Đạo đức loại bỏ hiện vật khỏi bộ sưu tập

Các bảo tàng tranh luận về thời điểm và cách thức các hiện vật có thể bị loại bỏ khỏi bộ sưu tập, cân nhắc các tiêu chuẩn chuyên nghiệp hạn chế sử dụng tiền thu được cho chi phí hoạt động so với áp lực tinh chỉnh bộ sưu tập hoặc tạo doanh thu.

Key figures

• Rebecca Buck
• Freda Matassa
• Martin Doerr

Seminal works

• buck2010
• spectrum2017
• matassa2011

Frequently asked questions

Nhập kho là gì?

Nhập kho là quá trình chính thức tiếp nhận quyền sở hữu hợp pháp và vật lý của một hiện vật vào bộ sưu tập vĩnh viễn của bảo tàng, gán cho nó một số duy nhất và ghi lại các chi tiết của nó vào hồ sơ bộ sưu tập.

Tại sao việc lập hồ sơ bộ sưu tập lại quan trọng đến vậy?

Lập hồ sơ xác định những gì một bảo tàng đang nắm giữ, nguồn gốc, tình trạng và vị trí của nó, điều này rất cần thiết cho trách nhiệm giải trình, bảo tồn, nghiên cứu, cho mượn, tuân thủ pháp luật và bảo vệ chống mất mát hoặc trộm cắp.