Gestão e Documentação de Coleções

Os sistemas e padrões pelos quais os museus adquirem, registam, documentam, armazenam e rastreiam os objetos sob sua guarda.

Definition

A gestão de coleções é o conjunto de políticas e procedimentos para o controlo legal, físico e informacional de objetos de museu, enquanto a documentação é o registo da sua identidade, condição, localização e história.

Scope

Este tópico abrange o trabalho operacional central que sustenta toda a atividade museológica: aquisição e incorporação, registo e numeração, catalogação e inventário, controlo de empréstimos e movimentação, armazenamento e desincorporação. Aborda padrões e procedimentos de documentação, sistemas de informação de coleções e os modelos de metadados que tornam as coleções pesquisáveis e interoperáveis.

Core questions

• Como os museus adquirem, incorporam e desincorporam objetos?
• Que informações devem ser registadas sobre cada objeto e porquê?
• Como os objetos são rastreados através do armazenamento, empréstimo e exposição?
• Que padrões tornam os dados das coleções consistentes e interoperáveis?

Key theories

Gestão processual de coleções

Padrões como o Spectrum definem um conjunto de procedimentos centrais — desde a aquisição e inventário até aos empréstimos e controlo de localização — que conferem aos museus um controlo consistente e auditável sobre as suas coleções e informações.

Modelos de documentação semântica

O Modelo de Referência Conceptual CIDOC fornece uma ontologia para informações do património cultural, permitindo que os dados de coleções de diferentes instituições e sistemas sejam integrados e consultados de forma significativa.

History

O registo museológico evoluiu de registos de incorporação manuais e catálogos de fichas para sistemas computadorizados de gestão de coleções a partir da década de 1970. Padrões profissionais como o US Museum Registration Methods e o padrão UK Spectrum formalizaram procedimentos, e o Modelo de Referência Conceptual CIDOC (um padrão ISO desde 2006) forneceu uma estrutura semântica partilhada para a documentação.

Debates

Ética da desincorporação

Os museus debatem quando e como os objetos podem ser removidos de uma coleção, ponderando os padrões profissionais que restringem o uso de receitas para custos operacionais contra as pressões para refinar coleções ou gerar receita.

Key figures

• Rebecca Buck
• Freda Matassa
• Martin Doerr

Seminal works

• buck2010
• spectrum2017
• matassa2011

Frequently asked questions

O que é incorporação?

Incorporação é o processo formal de aquisição da propriedade legal e física de um objeto para a coleção permanente de um museu, atribuindo-lhe um número único e registando os seus detalhes nos registos da coleção.

Por que a documentação de coleções é tão importante?

A documentação estabelece o que um museu possui, a sua proveniência, condição e localização, o que é essencial para a responsabilização, conservação, pesquisa, empréstimos, conformidade legal e proteção contra perda ou roubo.