إدارة المجموعات وتوثيقها

الأنظمة والمعايير التي تتبعها المتاحف لاقتناء وتسجيل وتوثيق وتخزين وتتبع القطع التي في عهدتها.

Definition

إدارة المجموعات هي مجموعة السياسات والإجراءات للتحكم القانوني والمادي والمعلوماتي في القطع المتحفية، بينما التوثيق هو تسجيل هويتها وحالتها وموقعها وتاريخها.

Scope

يغطي هذا الموضوع العمليات التشغيلية الأساسية التي تدعم جميع الأنشطة المتحفية: الاقتناء والتسجيل الأولي، التسجيل والترقيم، الفهرسة والجرد، الإعارات والتحكم في الحركة، التخزين، وإلغاء التسجيل. ويتناول معايير وإجراءات التوثيق، وأنظمة معلومات المجموعات، ونماذج البيانات الوصفية (metadata) التي تجعل المجموعات قابلة للبحث والتشغيل البيني.

Core questions

• كيف تقتني المتاحف القطع وتسجلها وتلغي تسجيلها؟
• ما هي المعلومات التي يجب تسجيلها عن كل قطعة ولماذا؟
• كيف يتم تتبع القطع خلال التخزين والإعارة والعرض؟
• ما هي المعايير التي تجعل بيانات المجموعات متسقة وقابلة للتشغيل البيني؟

Key theories

الإدارة الإجرائية للمجموعات

تحدد المعايير مثل سبيكتروم (Spectrum) مجموعة من الإجراءات الأساسية — من الاقتناء والجرد إلى الإعارات والتحكم في الموقع — التي تمنح المتاحف تحكمًا متسقًا وقابلاً للتدقيق في مجموعاتها ومعلوماتها.

نماذج التوثيق الدلالي

يوفر نموذج المرجع المفاهيمي للجنة التوثيق التابعة للمجلس الدولي للمتاحف (CIDOC Conceptual Reference Model) أنطولوجيا لمعلومات التراث الثقافي، مما يتيح دمج بيانات المجموعات من مؤسسات وأنظمة مختلفة والاستعلام عنها بشكل هادف.

History

تطور تسجيل المتاحف من سجلات التسجيل اليدوية وبطاقات الفهرسة إلى أنظمة إدارة المجموعات المحوسبة منذ سبعينيات القرن الماضي فصاعدًا. وقد أضفت المعايير المهنية مثل طرق تسجيل المتاحف الأمريكية (US Museum Registration Methods) ومعيار سبيكتروم البريطاني (UK Spectrum standard) طابعًا رسميًا على الإجراءات، وقدم نموذج المرجع المفاهيمي للجنة التوثيق التابعة للمجلس الدولي للمتاحف (CIDOC Conceptual Reference Model) (وهو معيار ISO منذ عام 2006) إطارًا دلاليًا مشتركًا للتوثيق.

Debates

أخلاقيات إلغاء التسجيل

تناقش المتاحف متى وكيف يمكن إزالة القطع من المجموعة، موازنة بين المعايير المهنية التي تقيد استخدام العائدات لتغطية تكاليف التشغيل والضغوط لتحسين المجموعات أو توليد الإيرادات.

Key figures

• Rebecca Buck
• Freda Matassa
• Martin Doerr

Seminal works

• buck2010
• spectrum2017
• matassa2011

Frequently asked questions

ما هو التسجيل الأولي (accessioning)؟

التسجيل الأولي هو العملية الرسمية للحصول على الملكية القانونية والمادية لقطعة ما ضمن المجموعة الدائمة للمتحف، وتعيين رقم فريد لها وتسجيل تفاصيلها في سجلات المجموعة.

لماذا يعتبر توثيق المجموعات مهمًا جدًا؟

يحدد التوثيق ما يمتلكه المتحف، ومصدره، وحالته، وموقعه، وهو أمر ضروري للمساءلة، والحفظ، والبحث، والإعارات، والامتثال القانوني، والحماية من الفقدان أو السرقة.