Управление коллекциями и документация

Системы и стандарты, посредством которых музеи приобретают, регистрируют, документируют, хранят и отслеживают объекты, находящиеся на их попечении.

Definition

Управление коллекциями — это совокупность политик и процедур для юридического, физического и информационного контроля музейных объектов, в то время как документация — это запись их идентичности, состояния, местонахождения и истории.

Scope

Эта тема охватывает основную оперативную работу, лежащую в основе всей музейной деятельности: приобретение и учет поступлений, регистрацию и нумерацию, каталогизацию и инвентаризацию, контроль за займами и перемещениями, хранение и исключение из фондов. Она затрагивает стандарты и процедуры документации, информационные системы коллекций и модели метаданных, которые делают коллекции доступными для поиска и совместимыми.

Core questions

• Как музеи приобретают, принимают на учет и исключают объекты?
• Какая информация должна быть записана о каждом объекте и почему?
• Как отслеживаются объекты при хранении, займе и экспонировании?
• Какие стандарты обеспечивают согласованность и совместимость данных коллекций?

Key theories

Процедурное управление коллекциями

Стандарты, такие как Spectrum, определяют набор основных процедур — от приобретения и инвентаризации до займов и контроля местоположения, — которые обеспечивают музеям последовательный, поддающийся аудиту контроль над их коллекциями и информацией.

Семантические модели документации

Концептуальная эталонная модель CIDOC предоставляет онтологию для информации о культурном наследии, позволяя осмысленно интегрировать и запрашивать данные коллекций из различных учреждений и систем.

History

Музейная регистрация развивалась от ручных инвентарных книг и карточных каталогов до компьютеризированных систем управления коллекциями с 1970-х годов. Профессиональные стандарты, такие как US Museum Registration Methods и UK Spectrum standard, формализовали процедуры, а концептуальная эталонная модель CIDOC (стандарт ISO с 2006 года) предоставила общую семантическую основу для документации.

Debates

Этика исключения из фондов

Музеи обсуждают, когда и как объекты могут быть изъяты из коллекции, взвешивая профессиональные стандарты, ограничивающие использование выручки для покрытия операционных расходов, и давление, направленное на уточнение коллекций или получение дохода.

Key figures

• Rebecca Buck
• Freda Matassa
• Martin Doerr

Seminal works

• buck2010
• spectrum2017
• matassa2011

Frequently asked questions

Что такое учет поступлений?

Учет поступлений — это формальный процесс принятия юридического и физического владения объектом в постоянную коллекцию музея, присвоения ему уникального номера и записи его деталей в учетные документы коллекции.

Почему документация коллекций так важна?

Документация устанавливает, что находится в музее, его происхождение, состояние и местонахождение, что крайне важно для подотчетности, консервации, исследований, займов, соблюдения законодательства и защиты от утраты или кражи.