Gestión y Documentación de Colecciones
Los sistemas y estándares mediante los cuales los museos adquieren, registran, documentan, almacenan y rastrean los objetos bajo su cuidado.
Definition
La gestión de colecciones es el conjunto de políticas y procedimientos para el control legal, físico e informativo de los objetos de un museo, mientras que la documentación es el registro de su identidad, estado, ubicación e historia.
Scope
Este tema abarca el trabajo operativo central que sustenta toda la actividad museística: adquisición y registro de entrada, registro y numeración, catalogación e inventario, préstamos y control de movimiento, almacenamiento y desincorporación. Aborda los estándares y procedimientos de documentación, los sistemas de información de colecciones y los modelos de metadatos que hacen que las colecciones sean buscables e interoperables.
Core questions
- ¿Cómo adquieren, registran y desincorporan objetos los museos?
- ¿Qué información debe registrarse sobre cada objeto y por qué?
- ¿Cómo se rastrean los objetos a través del almacenamiento, préstamo y exhibición?
- ¿Qué estándares hacen que los datos de las colecciones sean consistentes e interoperables?
Key theories
- Gestión de colecciones basada en procedimientos
- Estándares como Spectrum definen un conjunto de procedimientos centrales —desde la adquisición y el inventario hasta los préstamos y el control de ubicación— que otorgan a los museos un control consistente y auditable sobre sus colecciones e información.
- Modelos de documentación semántica
- El Modelo Conceptual de Referencia CIDOC proporciona una ontología para la información del patrimonio cultural, permitiendo que los datos de colecciones de diferentes instituciones y sistemas se integren y consulten de manera significativa.
History
El registro museístico evolucionó desde los registros manuales de entrada y los catálogos de fichas hasta los sistemas informatizados de gestión de colecciones a partir de la década de 1970. Estándares profesionales como el US Museum Registration Methods y el estándar UK Spectrum formalizaron los procedimientos, y el Modelo Conceptual de Referencia CIDOC (un estándar ISO desde 2006) proporcionó un marco semántico compartido para la documentación.
Debates
- Ética de la desincorporación
- Los museos debaten cuándo y cómo se pueden retirar objetos de una colección, sopesando los estándares profesionales que restringen el uso de los ingresos para gastos operativos frente a las presiones para refinar las colecciones o generar ingresos.
Key figures
- Rebecca Buck
- Freda Matassa
- Martin Doerr
Related topics
Seminal works
- buck2010
- spectrum2017
- matassa2011
Frequently asked questions
- ¿Qué es el registro de entrada (accessioning)?
- El registro de entrada es el proceso formal de adquirir la propiedad legal y física de un objeto en la colección permanente de un museo, asignándole un número único y registrando sus detalles en los registros de la colección.
- ¿Por qué es tan importante la documentación de las colecciones?
- La documentación establece lo que posee un museo, su procedencia, estado y ubicación, lo cual es esencial para la rendición de cuentas, la conservación, la investigación, los préstamos, el cumplimiento legal y la protección contra pérdidas o robos.